Таких факторов несколько.
Число и масштаб (размеры) объектов обслуживания.
Минимальная стоимость напечатанной страницы страницы всегда получается на объектах с большим объемом печати, и наоборот, удаленные объекты с одним-двумя устройствами оказываются самыми «дорогими». Возможен случай, при котором на объекте есть и участок интенсивной печати документов и низконагруженная часть, например, небольшой офис. В такой конфигурации решающую долю себестоимости отпечатка будетобразовывать именно нагруженный участок, позволяя обеспечить низкую цену на всем объекте. Если компания имеет большое количеством подразделений, то часто складывается ситуация, когда высокие затраты печать на одних объектах могут субсидироваться обслуживанием других.
Многие заказчики стремятся установит на весь контракт единую цену оттиска, что приводит к тому, что заказчик видит искаженную, а не реальную стоимость печати по объектам. Провайдер аутсорсинга печати в таком случае, вынужден устанавливать несколько завышенную цену относительно возможной.
Печать по авторизации пользователей и контроль за ними.
Все решения по авторизации пользователей невозможны без дополнительных инвестиций, которые часто превышает стоимость печатающей техники. Это значительно удорожают смету по запуску аутсорсинга печати объекте. В таком случае, подрядчик стремится заложить эти дополнительные расходы в стоимость покопийного обслуживания. Если заказчик действительно заинтересован в экономии, ему необходимо точно оценить, на сколько возрастет стоимость страницы при наличии системы контроля, что даст возможность оценить экономическую целесообразность ее внедрения, т. к. может оказаться, что контроль обходится дороже чем возможные потери от его отсутствия.
Метод подсчета количества отпечатанных страниц.
Вариантов немного:
- считать с помощью программы;
- с помощью ручного снятия счетчиков;
- не снимать показатели вообще или снимать нерегулярно.
В первом случае на информационную службу заказчика накладывается задача по внедрению в свою ИТ- систему соответствующего софта и подключению к этой системе аутсорсера, со всеми вытекающими последствиями, включая риски утечки данных. Если техники, обслуживаемой по договору аутсорсинга печати, очень много, то такое решение может оказаться единственным приемлемым.
Во втором случае покзатели счетчиков снимаются при распечатке страниц состояния принтеров и мфу. Компания Мегапринт специализируется на организации печати в узлах большой печатной нагрузки, что требует проведения регулярных работ по обслуживанию прямо на месте работы, что позволяет инженеру в рамках регламентных работ выполнять снятие показателей счетчиков без дополнительных затрат времени.
Третий случай встречается при наличии у клиента большого количества объектов, на которых из месяца в месяц печатают стабильное количество страниц, например на станции автосервиса или в розничном магазине. В этой ситуации главными статьями затрат на печать являются косвенные затраты, такие как доставка расходных материалов и рабочее время инженеров при посещении объектов. Для подобных обстоятельствах часто оптимальным решением становится не покопийная оплата по счетчикам страниц , а обслуживание с абонентской платой. Компания Мегапринт располагает решениями для таких объектов, в т.ч. с «безлимитной» абонентской платой.
Требования к бесперебойности печати.
Аутсорсинг печати, как праило, подразумевает предоставление услуги во все рабочие часы заказчика, поэтому заказчик и подрядчик заранее устанавливают, как организовать бесперебойность печати при отказе одного или нескольких устройств. Жесткие требования к непрерывности процесса печати ведут к повышенным затратам исполнителя, увеличивая стоимость отпечатанной страницы. Очень часто заказчики стремятся прописать в договоре наименьшее время реакции исполнителя на инцидент и на устранение неполадки, требуя чтобы обслуживающий инженер незамедлительно прибытл на место для починки неисправностей. В такой ситуации, исполнитель обязательно включает в стоимость страницы рабочее время на экстренные вызовы. Компания Мегапринт, как правило, использует более экономичное для Заказчика (Но более затратное для аутсорсера при запуске проекта) решение по предоставлению подрядчиком на объекте достаточного количества подменных принтеров и мфу, что не только сводит к нулю время простоя участка печати из-за неисправности оборудования, но и снижает стоимость страницы при покопийной оплате.
Требования к качеству печати.
При печати документов, как правило, достаточно, чтобы печать происходила без видимых дефектов в виде пробелов, полос, серого фона, и т. п. Если задача ставится именно так, то стоимость страницы будет минимальной. Любые дополнительные требования ведут к росту цены отпечатка.
Индивидуальные требования заказчика.
Включение заказчиком в техническое задание дополнительных условий, очень часто ведет к значительному росту стоимости оттиска по договору аутсорсинга печати. Такими требованиями являются, например, обязанность аутсорсера использовать только оригинальные картриджи или обязанность представителя аутсорсера менять картриджи в принтерах или печать на специальной бумаге и т. п.
Каких пунктов в ТЗ по аутсорсингу печати стоит избегать, чтоб не повысить стоимость отпечатанной страницы?
Об этом в следущей статье.