Как быстро подсчитать прямую стоимость отпечатка
Большинство фирм, предлагающих аутсорсинг печати, советуют начать работу с объемного аудита процесса печати, необходимого, по их мнению, для подсчета затрат на этот процесс.
В этой статье разбираем, как очень быстро посчитать прямые затраты на печать документов.
В целом, прямая стоимость оттиска (без учета бумаги) складывается из четырех компонентов:
- стоимости тонера или картриджей в расчете на страницу (печатный ресурс);
- стоимости замененных деталей в расчете на страницу (механический ресурс);
- стоимости всех работ по обслуживанию и ремонту в расчете на страницу;
- амортизации печатающей техники в расчете на страницу.
Сумму первых трех статей, как правило, подсчитать совсем несложно. Для этого нужно просуммировать расходы на закупку картриджей (тонеров) за период с расходами на закупку деталей и с расходами на ремонт и обслуживание за тот же период. Эту сумму надо разделить на расход бумаги в листах (количество пачек умножить на 500) за то же время.
Амортизацию подсчитать сложнее, т. к. стоимость принтеров и мфу не всегда видна в бухгалтерской системе предприятия. Для подсчета можно взять стоимость и жизненный цикл имеющихся в продаже устройств, в крайнем случае принять амортизацию равной 3 копейкам за страницу для аппаратов формата А4 и 6 копейкам для А3.
По опыту «Мегапринт» , для проведения этих примитивных вычислений нет никакой реальной необходимости в длительных мониторинге и аудите, которые пытаются навязать потенциальным клиентам фирмы, не имеющие возможности показать явное снижение затрат от перехода на аутсорсинг печати или на покопийный контракт.
Разберем простейший пример.
У небольшой фирмы есть 10 принтеров HP M402 и 10 мфу HP M426 с одинаковыми картриджами (HP CF226X). Печатный ресурс восполняется покупкой совместимых картриджей по 800 рублей за единицу. Узлы закрепления (печки) ремонтируются по необходимости. В месяц используется 10 коробок бумаги (в каждой 5 пачек по 500листов, т. е. 25 000стр.).
Получаем:
Картриджи: 4*800р.=3200р.
Детали и работы: один ремонт печки в два месяца, т.е 5000р./2 = 2500р., ролики подачи-отделения 1 комплект в месяц = 3000р.
Итого, в месяц расходы 3200р.+2500+3000р.=8700р. Делим на число страниц 6200р./25000 = 0,345р.
Амортизация. Стоимость аналогичного принтера примерно 20 000р., ожидаемый срок службы 500 000 стр. На страницу получается 20000р./500000 = 0,04р.
Итого прямых затрат на страницу 0,345+0,04=0,385р. = 38,5коп./стр. Или немного меньше.
Может ли аутсорсер печати в такой ситуации предложить что-то выгодное для клиента? Даже если обслуживать по 35 копеек за страницу, то выгода клиента составит всего лишь 3,5 копейки на страницу, т. е. в месяц 0, 035*25000=875 рублей (в месяц).
Для более масштабного офиса, в котором парк принтеров и мфу оборудования не унифицирован, и в котором много мелких печатающих устройств с высокой себестоимостью страницы, экономия может оказаться чуть большей, но явно недостаточной для того, чтобы заниматься дополнительными процедурами в виде навязываемых мониторинга и аудита.
Выходит, что на первый взгляд, явного выигрыша нет. Или экономия все же возможна?
Разберем в следующих статьях.