В теории все должно происходить очень быстро: подрядчики передают заказчику предложения, тот выбирает наилучшее, победитель приступает к обслуживанию.
По опыту компании «Мегапринт», процесс почти никогда не протекает так гладко. Во-первых, заказчик не всегда может четко сформулировать задачу, поэтому крайне полезным для него являеется проведение предварительных переговоров в потенциальными подрядчиками, работающими по разным схемам.
Если к установочным встречам сразу привлекается представитель финансовой службы заказчика, уполномоченный на общее снижение затрат, то это приводит к ясному пониманию формирования стоимости обслуживания по договору аутсорсинга печати.
Как правило, большинство потенциальных подрядчиков предлагают потенциальному клиенту проведение мониторинга процесса печати и аудита имеющейся печатной техники, что требует от Заказчика формирования проектной команды и установки дополнительного программного обеспечения.
Компания «Мегапринт» обладает достаточными опытом и компетенцией, чтобы на основании краткого осмотра объекта и базовой информации заказчика об установленной у него печатающей технике и объемах печати и сканирования подготовить качественное коммерческое предложение без проведения мониторинга и аудита.
По нашему опыту, наиболее длительным этапом перехода на аутсорсинг печати обычно является является согласование текста договора аутсорсинга печати со всеми службами заказчика.
Если у клиента несколько объектов, то обычно один используется в качестве опытного, и именно на этом объекте устанавливается первая партия оборудования подрядчика. В этот момент возможна приостановка процесса, вызванная задержкой в поставке необходимого оборудования.
В момент установки печатающей техники исполнителя и при принятии на обслуживание оборудования заказчика сторонам предстоит решить несколько простых организационных вопросов: порядок заказа материалов, места их хранения, взаимодействие при инцидентах, доступ инженеров на объект.
Крайне важным в это время является взаимный настрой партнеров на конструктивное взаимодействие.
После организации работы на пробном объекте техпроцесс тиражируется на остальные.
При хорошей работе аутсорсера печати руководство заказчика вспоминает о принтерах и мфу только при оплате счетов.