Как неправильная постановка задачи увеличивает цену отпечатка
По опыту компании «Мегапринт», если заказчику действительно важно снизить затраты на печать, то при работе с возможными подрядчиками по аутсорсингу печати, необходимо прямо сформулировать эту задачу. Если же необходимо получить дополнительные сервисы, то следует обозначить именно это. Исходя из сформулированной задачи и будет строиться взаимодействие с предполагаемыми аутсорсерами печати.
Для наибольшего сокращения издержек на печать пригласить к переговорам стоит фирмы, обладающие технологиями и практическим опытом по обеспечению минимальной стоимости печатного и машинного ресурса. Обычно такими фирмами являются компании, имеющие собственную производственную базу по массовой заправке картриджей в большом объеме и гающие практическим опытом выполнения сервисных контрактов по рыночным ценам. Важно при переговорах не зацикливаться на описании обеспечения сервисных задач, для того, чтобы подрядчики имели возможность использовать предложить свои эффективные наработки. Опишем некоторые примеры требований, значительно увеличивающих стоимость оттиска.
1.Установление минимального допустимого времени на устранение неисправности печатающей техники.
Большинство технических заданий на обеспечение печати содержат этот пункт. Ожидается, что аутсорсер содержит штат дежурных сервисных инженеров, готовых по первому сигналу выехать для устранения неполадок. Как правило, при обсуждении возможного контракта заказчик интересуются, через какое время на объект прибудет сервисный специалист. Наличие именно такой постановки задачи вынуждает подрядчика закладывать в стоимость отпечатка рабочее время штата дежурных сотрудников.
Более разумным является требование обеспечения необходимой суммарной производительности печатающего оборудования на участке. При таком подходе подрядчик имеет возможность вместо содержания дежурных инженеров установить резервные печатающие устройства, что позволит при инцидентах с принтерами перенаправить печать на исправные аппараты, а не дожидаться прибытия сервисного специалиста. Такое рещение, как правило заметно уменьшает стоимость страницы при покопийном обслуживании.
2.Создание списка установленных принтеров и мфу с задачей обслуживать все включенные в списке устройства или заменить их на подобные. Обычно такой перечень является описанием «печатного зоопарка», включающего в себя неисользуемые, неэффективные и избыточные аппараты. Подобное задание ограничивает возможного аутсорсера в оценке реальных потребностей в печатающем оборудовании и не позволяет предложить экономически эффективные для конкретного объекта принтеры и мфу. В итоге снизить стоимость отпечатка по договору аутсорсинга печати оказыватся затруднительно.
3.Требование заказчика предоставлять большое количество подробной информации по использованию печатающей техники с предоставлением нескольких видов оперативной отчетности, что требует установки и обслуживания сложных систем мониторинга, увеличивая издержки подрядчика и повышая стоимость оттиска. Практика компании «Мегапринт» свидетельствует о том, что заказчики практически никогда не пользуются такими развернутыми данными, ограничиваясь базовыми ежемесячными отчетами.
4.Обеспечение обязательного контроля доступа к печатающей технике. Как правило, установка таких устройств и программ требует от аутсорсера 100%-ного увеличения затрат на организацию работы, которые обязательно будут включены в в стоимость отпечатанных страниц.
5.Желание заказчика использовать определенный вид расходных материалов или деталей, например, указывается требование к внешнему виду картриджей, к их ресурсу, к упаковке и происхождению, вместо простых требований к качеству печати. В такой ситуации подрядчик не может применять самые экономичные и эффективные решения.
6.Предоставление оператора на объекте. Такое требование выглядит разумным только при использовании высокопроизводительной сложной печатающей техники. Во всех остальных случах даже низкоквалифицированные сотрудники заказчика способны менять картриджи и заправлять бумагу, не увеличивая стоимость отпечатков за счет включения в нее оплаты труда стороннего ператора.
7. Желание заказчика включить в услугу аутсорсинга печати поставку бумаги. Современное состояние рынка офисной бумаги в России таково, что подавляющее большинство аутсорсеров печати не имеют возможности обеспечить поставки бумаги по ценам, доступным для лидирующих «бумажных» фирм, поэтому, цена страницы по такому контракту заметно возрастет.
8.Установление единой цены оттиска для разных типов объектов. Видя такое условие, подрядчики опираются на повышенную цену страницы, которая страхует их от возможных убытков по части объектов, повышая единую цену по контракту.
Приведенный список можно довольно долго дополнять. Цель этой статьи было показать, что если есть реальная задача снижения затрат на печать, то нужно стараться избегать подобных требований.
Что стоит включить в требования к подрядчику по договору аутсорсинга печати, чтобы обеспечить уменьшение снижения затрат на печать?
Об этом в следующей статье.