Тенденции рынка печати: «менее бумажное» будущее
Проведя опрос среди множества предприятий из США, Великобритании, Франции и Германии, специалисты Quocirca выяснили, что даже в этих наиболее передовых в плане ИТ-развитости странах не более 11% организаций практикуют к настоящему времени полностью безбумажный документооборот. Ещё 52% респондентов высказались в том духе, что они цифровизировали значительную часть своих бизнес-процессов именно с тем, чтобы снизить зависимость от документов на бумажных носителях, однако точных сроков полного отказа от устройств печати для себя не намечают.
В целом участники опроса не спорят, что безбумажная деятельность благотворно сказывается на окружающей среде, повышает деловую эффективность и соответствует требованиям регуляторов,— однако особого энтузиазма в деле тотальной цифровизации документооборота исследование не выявило. Три чаще всего называвшихся причины, по которым организации продолжают эксплуатировать принтеры,— это требования предоставлять именно бумажные документы со стороны трёх категорий их получателей: клиентов (36% опрошенных), юристов (и собственных, и со стороны деловых контрагентов,— 30%) и ответственных лиц внутри самой компании, до сих пор предпочитающих собственноручную подпись чернилами электронно-цифровой (29%).
Интересно, что довольно значимая доля респондентов в оправдание продолжения эксплуатации принтеров на своём предприятии указала на«культурные традиции». В среднем таких набралось 2 6%, однако среди малых и средних компаний привязанность к обычаям в части распечаток заметно ниже— 15%, тогда как в организациях с числом сотрудников более 1 тыс. человек она, напротив, выше,— 31%. Корпоративные традиции, очевидно, проявляются в том числе и в особо трепетном отношении к документам на традиционном физическом носителе.
Немалая цена перехода к безбумажному документообороту также имеет значение: в среднем 35% опрошенных указали именно на неё как на одно из главных препятствий в деле отказа от принтеров, однако теперь уже среди представителей СМБ этот показатель был выше,— 44%: им, ясное дело, находить средства на реорганизацию бизнес-процессов сложнее, чем корпорациям. Дополнительно респонденты выразили беспокойство в отношении трудностей с поиском соответствующего ПО, которое позволило бы выстроить эффективную систему безбумажного документооборота (29%), а также с потенциальной интеграцией выбранной платформы в общую структуру деловых процессов компании (29%).
Каких же преимуществ западные заказчики ожидают от грядущей безбумажности, если всё-таки ставят себе целью её достичь— пусть даже и в не самые определённые сроки? На первом месте тут укрепление устойчивости бизнеса (sustainability): 34% респондентов уверены, что в отсутствие обмена бумагами между департаментами внутри предприятия с контрагентами во вне операционная эффективность безусловно вырастет. Ещё 30% ожидают от безбумажности ускорения деловых коммуникаций в целом, а31%— повышения доступности критически важных для бизнеса документов (сокращения время затрат на их получение и изучение).
На фоне постепенного сокращения объёмов циркулирующих в деловом обороте бумаг аналитики Quocirca предсказывают снижение суммарного числа отправляемых на печать документов в среднем по миру на 3% по итогам текущего года— с одновременным ростом объёмов сканирования (оцифровки) бумаг на 6%, а в крупных организациях— и до 8%. МФУ в этом отношении оказываются более разумной инвестицией для заказчиков, чем монофункциональные принтеры: более 59% участников опроса ожидают, что их организации нарастят в текущем году расходы на оборудование для оцифровки бумаг (и обособленные сканеры, иМФУ).
Контроль над использованием имеющегося оборудования— важный элемент оптимизации сохраняющегося частично бумажным документооборота. Важность эта, однако, осознаётся далеко не всеми заказчиками. Хотя 64% респондентов подтвердили, что их организации практикуют контракты на управляемые услуги печати (MPS), лишь 12% оплачивают сканирование документов покопийно— тогда как покопийная плата за печать давно стала для MPS-провайдеров практически отраслевым стандартом. Тщательный же учёт операций оцифровки поможет и клиентам детальнее планировать свои расходы, и поставщикам услуг— прогнозировать фактический срок работы соответствующего оборудования. Особенно по мере того, как всё больше документов будет переводиться заказчиками в цифровой вид.
Эксперты Quocirca полагают, что цифровизация документооборота вобозримой перспективе пойдёт рука об руку с внедрением ИИ в бизнес-процессы,— не исключая, собственно, циркуляции всякого рода «бумаг» (как в физическом, так в чисто виртуальном виде) и внутри организаций, и между различными контрагентами. Реально достижимым на интервале нескольких лет аналитики считают небезбумажное, а«менее бумажное» будущее (less-paper future), отличительной чертой которого станет полная индифферентность как самих бизнес-процессов, так и контролирующих их людей к тому, в каком именно виде поступает на обработку очередной документ и в какой форме он должен передаваться дальше.
