Покопийная печать

Что такое покопийная печать и как она работает

Покопийная печать — это услуга аутсорсинга печати, расчет стоимости которой производится на основе тарифа за одну отпечатанную страницу. В покопийном договоре заказчик и испольнитель согласовывают стоимость каждой отпечатанной страницы. В зависимости от спецификации предоставленного и/или обслуживаемого аутсорсером печатающего оборудования устанавливается стоимость монохромной страницы А4 и А3, цветных страниц А4 и А3, а также стоимость отсканированных страниц. В конце отчетного периода со всех принтеов, мфу и сканеров снимаются показатели счетчиков. По каждому устройству эти показатели сравниваются с показателями конца предыдущего периода и высчитывается количество фактически отпечатанных и отсканированных страниц. Именно это фактическое количество оттисков и сканов и подлежит оплате. При такой модели расчетов полностью отсутствуют дополнительные платежи за расходные материалы, детали, услуги, а также за предоставленную печатающую технику. В итоге Заказчик получает абсолютно прозрачную в финансовом плане услугу аутсорсинга печати.

Договор покопийной печати всегда сопровождается подписанием соглашения об уровне сервиса (SLA), что обеспечивает клиенту необходимый ему уровень бесперебойности процесса печати и устанавливает границы ответственности сторон. На основании этого соглашения компания-аутсорсер производит плановые и регламентные работы по обслуживанию принтеров и мфу, заменяет отработавшие детали и узлы, а при необходимости заменяет неисправные печатающие устройства.

Преимущества покопийной печати

Покопийный контракт на печать являет собой эффективное решение в первую очередь для компаний, имеющих участок или участки интенсивной печати товарно-сопроводительных элементов и для фирм, имеющих территориально-распределенные подразделения. Таким компаниям аутсорсинг печати с покопийной оплатой обеспечивает немало выгод, в том числе такие как:

• полный контроль затрат на печать как на участках оформления большого количества товарно-сопроводительных документов, так и в обособленных подразделениях;

• точную и полную аллокацию затрат на печать на любых участках и подразделениях;

• возможность сопоставления и анализа затрат на печать применительно к основным технологическим процессам и специфике работы обособленных подразделений;

• возможность прогнозирования затрат на печать в периоды пиковых отгрузок;

• полное отсутвие скрытых и непрогнозируемых затрат на печать, таких как оплата аренды печатающей техники и замена неисправных устройств;

• полное исключение из затрат на печать капитальных расходов (CAPEX);

• полное исключение из затрат расходов на амортизацию оборудования;

Эти аспекты делают покопийное обслуживание печатающей техники не только выгодным решением по управлению печатью на предприятии и контролем за затратами на печать, обеспечивающим экономию ресурсов предприятия и и повышение общей эффективности деятельности компании.

На что нужно обращать внимание при заключении покопийного контракта

Если заказчик хочет воспользоваться всеми преимуществами покопийного контракта, то ему очень важно при согласовании условий договора обратить внимание на слежующие нюансы:

1.В договоре не должно быть предусмотрено никаких дополнительных платежей, таких как аренда оборудования, доплата за перерасход тонера, за дополнительные выезды сервисного персонала за ресурсные детали, за замена оборудования. В покопийных договорах с Мегапринт такие пункты отсутсвуют, исключением может быть оплата компенсации за повреждение обслуживаемых принтеров и мфу вне зоны ответственности исполнителя, например, в результате механических повреждений, нанесенных персоналом заказчика.

2.Обычно покопийный договор предусматривает оплату минимального количества отпечатанных и отсканированных страниц.

3.В покопийном договоре должна быть прописана цена за отсканированную страницу. Если стоимость сканов не указывается, то это снижает прозраченость ценообразования, т. к. аутсорсеры, не указывающие стоимость отсканированных страниц неявным образом включают расходы на обслуживание сканирующих устройств в стоимотсь отпечатанной страницы. Кроме того, при отсутствии тарификации сканирования заказчик не имеет возможности контролировать расходы на сканирование и не видит объемы сканирования. Компания Мегапринт всегда выделяет стоимость сканирования в договоре аутсорсинга печати и в отчетных документах по такому договору.

4.К покопийному контракту должно быть приложено соглашение об уровне сервиса (SLA), в котором стороны договариваются о качестве отпечатков, о зонах ответственности сторон, об уровне бесперебойности процесса печати, обеспечиваемого исполнителем. Ключевым критерием обеспечения бесперебойности должен быть уровень доступности услуги по времени, например 95% времени. Неквалифицированные и недобросовестные компании-аутсорсеры печати часто вводят заказчиков в заблуждение, указывая в SLA к покопийному договору такие нормативы, как время реакции, время прибытия исполнителя, время исполнения заявки. Такой подход выводит из под контроля ключевую компетенцию Заказчика — обеспечение бесперебойности процесса печати у Заказчика. Мегапринт всегда обеспечивает своим клиентам необходимый им уровень бесперебойности.

5.Заключая покопийный контракт, стороны должны заранее согласовать наиболее удобный и нетрудоемкий для заказчика способ сбора данных со счетчиков принтеров, мфу и сканеров. Во многих случаях, заказчику нет необходимости устанавливать и разворачивать программное обеспечение, собирающее счетчики устройств.

6.В покопийном контракте не стоит требовать использование или предоставление новых печатающих и сканирующих устройств, ведь предметом договора является предоставление отпечатанных и отсканированных страниц, а не принтеров, мфу и сканеров. Нужно прописать разумные технические требования к печатающей технике для типовых рабочих мест, в том числе совместимость с программным обеспечением клиента. Выбор конкретных моделей надо оставить в компетенции компании-аутсорсера. Это позволит подрядчику использовать устройства, наилучшим образом обеспечивающие как низкую стоимость отпечатка и скана, так и непрерывность процесса печати и сканирования.

7. В покопийном контракте не стоит требовать использовать строго технику заказчика или исполнителя. Квалифицированный подрядчик, такой как компания Мегапринт самостоятельно подберет наиболее эффективную комбинацию оборудования заказчика и исполнителя.

Какие прарамеры важны для заключения покопийного контракта

Таких параметров совсем немного:

• точные адреса всех локаций заказчика, в которых необходимо обеспечтиь печать и сканирование;

• ожидаемый объем печати и сканирования в каждой локации;

• в каждой локации количество рабочих мест сотрудников, нуждающихся в печати и сканировании;

• режим работы сотрудников, использующих печать и сканирование в рабочем процессе;

• общие требования заказчика к печатающим и сканирующим устройства, например совместимость с ПО заказчика;

• специфические требования к устройствам на отдельных рабочих местах, такие как цветная печать, печать формата А3, печать из нескольких лотков;

• перечень имеющегося печатающего оборудования по каждой локации.

  Высококомпетентной компании провайдеру услуг покопийной печати, такому как Мегапринт, не требуется проведение аудита печатающей техники заказчика, важнее осмотреть места эксплуатации оборудования на предмет наличия свободного пространства, возможности размещения резервных устройств, наличие пыли в помещении, перепадов температуры и влажности.

Интеграция услуги покопийной печати в бизнес-процессы

Как правило, внедрение покопийной печати не требует от заказчика дополнительных усилий и образования проектных команд. Одним из признаков высокой квалификации компании-аутсорсера печати, например Мегапринт, является организация бесшовного перехода клиента на покопийное обслуживание.

Воспользуйтесь Услуга от компании Мегапринт покопийным контрактом с Мегапринт чтобы наилучшим образом оптимизировать процесс печати, полностью управлять расходами на печать и повысить эффективность своего бизнеса.