Техзадание, способствующее реальному снижению затрат
По опыту компнании «МЕГАПРИНТ», для уменьшения стоимости отпечатанной страницы в техническом задании для возможных аутсорсеров должна быть явно прописана задача обеспечения минимальной стоимости отпечатка и описаны реально необходимые технические требования и условия. Такое ТЗ должно содержать минимум дополнительных ограничений.
Во-первых, необходимо для каждого объекта указать число рабочих мест с потребностью в печати и объективно необходимые характеристики аппаратов.
В случае, большого количества объектов, нужно разделить их на типы и по каждому типу сформулировать задачу по рабочим местам с функцией печати.
Во-вторых, крайне желательно, для каждого типа объекта установить минимально необходимую общую производительность печати и параметры по бесперебойности, а не описывать время прибытия инженера и скорость реакции.
В-третьих, по всем видам объектов нужно обозначить режим работы и планируемые объемы печати и сканирования.
В-четвертых, необходим общий список объектов, на которых будет оказываться услуга аутсорсинга печати.
В-пятых, задача по предоставлению отчетности должны содержать перечень необходимые данных, но не описывать метод их получения.
В-шестых, необходимо дать предполагаемым подрядчикам возможность самим определить, какое оборудование установить: предоставляемое аутсорсером, уже работающее у заказчика или совместить оба подхода.
В-седьмых, стоит рассмотреть разные способы ценообразования: по одной цене для всех объектов и с разными ценами для разных типов объектов. В случае, когда заказчик имеет узел печати с большим постоянным объемом отпечатков, то покопийное обслуживание такого объекта может производиться по минимально возможным ценам, обеспечивая заказчику наибольшую экономию.
Когда заказчику требуется печать на большом количестве небольших удаленных объектов, цена будет определяться стоимостью затраченного рабочего времени инженеров и транспортников, т.е. тем, что не входит прямым образом в цену отпечатка.
Если заказчик рассматривает разные варианты ценообразования, он сможет оценить реальную стоимость обеспечения печати по разным видам объектов, а не абстрактную среднюю величину. Наример, может оказаться, что покопийная оплата — не самая выгодная.
В-восьмых, при наличии реальных потребностей в дополнительном сервисе, в т.ч. в системе контроля доступа к печатающим устройствам, необходимо иметь два расчета: с контролем и без него, чтобы понять, будет ли экономический эффект от внедрения. Вполне возможно, что дополнительный сервис окажется излишне затратным.
Кроме перечисленных пунктов есть еще важное правило, которое надо соблюдать Заказчикам, которым действительно необходима экономия от аутсорсинга печати.
О нем в следующей статье.